Na tarde desta quarta-feira, 11 de março, a Pró-Reitoria de Extensão e Cultura (PROEC) e o Núcleo de Tecnologia de Informação (NTI) da UNIFAL-MG apresentaram à comunidade universitária o Sistema de Informações de Extensão e Cultura (SIEC), nova plataforma institucional que substituirá o CAEX – Controle de Ações de Extensão. O lançamento ocorreu no auditório Osmailde Lacerda Pedreira (R-102), na sede da Universidade em Alfenas, com transmissão pelo canal oficial da UNIFAL-MG no YouTube, neste link.
A plataforma foi desenvolvida para registrar, organizar, divulgar e certificar ações de extensão e atividades culturais, além de centralizar a submissão e a gestão de programas, projetos, cursos, eventos e prestações de serviço.
“O novo sistema tende a promover a integração de ações a partir de uma interface mais amigável que facilita o cadastro e o acompanhamento das iniciativas. Esperamos que isso potencialize a visibilidade e a avaliação qualitativa e quantitativa das ações realizadas pela UNIFAL-MG”, afirma a pró-reitora adjunta de Extensão e Cultura, professora Giovana Martins.
Ao explicar a mudança, o pró-reitor de Extensão e Cultura, professor Francisco Xarão, mediador da apresentação, destacou que, embora o CAEX tenha se consolidado como uma plataforma rica em dados, já não atendia plenamente às necessidades atuais da extensão.
“O CAEX é uma plataforma bastante robusta, com muitos dados e informações. Entretanto, foi concebido em outra linguagem e já não atendia mais às demandas da Extensão”, explicou.
Segundo ele, diante desse cenário, a PROEC levou a discussão ao NTI, que concluiu ser mais adequado desenvolver um novo sistema do que realizar adaptações sucessivas na plataforma anterior.
Para o reitor, professor Sandro Amadeu Cerveira, a mudança acompanha transformações tecnológicas e novas exigências da comunidade universitária quanto à interface e à usabilidade do sistema. “Tanto as mudanças tecnológicas quanto as demandas da própria comunidade em termos de interface e funcionamento de um sistema para o registro e acompanhamento das ações de extensão, e agora também de cultura, exigem essa mudança”, afirmou.
O reitor também ressaltou que o aprimoramento do sistema dependerá da participação da comunidade. “Nenhum sistema nasce completamente perfeito”, disse, incentivando docentes, técnicos e demais usuários a encaminharem sugestões de melhoria à PROEC.
Sistema mais intuitivo, flexível e integrado
O diretor do NTI, analista de tecnologia de informação Marcelo Penha Fernandes, explicou que a proposta inicial não era necessariamente construir uma nova plataforma, mas resolver limitações identificadas no CAEX. Segundo ele, após análise técnica, a equipe concluiu que o melhor caminho seria o desenvolvimento de um novo sistema.
Marcelo Fernandes frisou, no entanto, que o SIEC não rompe com a experiência acumulada ao longo dos anos. “Muito do CAEX vem para esse sistema”, afirmou, destacando que é um sistema ainda em implantação que passará por ajustes.
“Sempre que a gente entrega um novo sistema, a gente imagina, enquanto equipe gestora e desenvolvedores, que tal coisa vai funcionar de tal maneira, mas sempre tem um ajuste ou outro que a prática e o uso colocam para a gente”, observou.
O gestor do Núcleo de Tecnologia de Informação também ressaltou o esforço da equipe de desenvolvimento, oportunidade em que mencionou que quatro dos sete analistas da Gerência de Desenvolvimento e Gestão da Informação (GDGI) estiveram envolvidos diretamente no projeto durante o último ano, além de outras demandas simultâneas do setor.
Na sequência, Cléber Moterani Tavares, um dos analistas envolvidos na construção da plataforma, apresentou um panorama histórico do CAEX e os dados acumulados ao longo de mais de 15 anos de funcionamento. De acordo com ele, o sistema nasceu em um contexto de expansão da Universidade e de crescimento das demandas por eventos acadêmicos e extensionistas, quando cada ação exigia formulários, regras e páginas específicas.
“O CAEX nasceu com esse propósito: dar controle para a Pró-Reitoria de Extensão sobre os eventos, tentar padronizar alguma coisa e tentar saber o que estava acontecendo através dos relatórios também. E, desde o começo, a gente já sabia que não ia ficar só nos eventos”, relatou.
O sistema CAEX entrou em produção em 2010 e, desde então, passou a reunir um volume expressivo de dados institucionais para dar controle, padronização e capacidade de geração de relatórios à extensão universitária.
Entre os números apresentados, Cléber Tavares destacou que o CAEX contabiliza hoje 111 mil usuários cadastrados, 405 mil inscrições em ações de extensão, 23.193 trabalhos submetidos, 23 mil atividades registradas, 179 mil horas de extensão certificadas, 785 mil presenças confirmadas e 376 mil certificados publicados. Em 2025, o sistema fechou o ano com 300 eventos, 407 projetos, 37 programas e 17 prestações de serviço cadastrados.
Para o analista, esse acúmulo constitui um patrimônio institucional. “O CAEX hoje deixa um legado”, disse. “Os dois sistemas vão coexistir por um tempo. E, de toda forma, o CAEX não vai ser desligado, porque ele é uma fonte de consulta”, afirmou.
Entre os principais pontos, ele citou os processos mapeados, a base histórica sobre a extensão universitária na UNIFAL-MG e a experiência acumulada que permitiu acelerar a implantação do novo sistema. “Acho que o principal legado que o CAEX deixa é a experiência acumulada, que permitiu que o SIEC, o sucessor dele, fosse implantado em tempo recorde”, avaliou.
Lançamento ocorreu no auditório Osmailde Lacerda Pedreira (R-102), na sede da Universidade. (Foto: Dicom/UNIFAL-MG)
Personalização, certificação e novos fluxos
Na apresentação prática da ferramenta, o analista de tecnologia de informação Gustavo Ferreira Afonso, também do NTI, demonstrou dois fluxos centrais do SIEC: a submissão de propostas e a inscrição em ações. Entre as novidades, destacou a possibilidade de acesso por diferentes formas de autenticação, inclusive pela plataforma Gov.br, login institucional da UNIFAL-MG e cadastro com CPF ou passaporte para usuários externos.
Outra inovação apontada foi a existência de um único ambiente administrativo para diferentes perfis de usuário, além de uma transição mais simples entre a área de gestão e a área de inscrições. O sistema também passa a permitir o registro e o gerenciamento de eventos de não extensão, fato que amplia o uso institucional da plataforma.
Segundo Gustavo Afonso, a nova ferramenta busca tornar o processo mais funcional para coordenadores, equipes e participantes. “Uma das novidades que a gente espera que seja bastante utilizada é essa questão das ações de não extensão. O sistema é feito pela PROEC, mas viu-se que muitos colegas querem oferecer uma ação que não é de extensão na Universidade e, mesmo assim, querem ter as vantagens de um sistema para inscrição e certificado. Por isso, a gente espera que isso seja bastante utilizado e da forma correta”, afirmou.
Gustavo Afonso explicou que, nesses casos, a tramitação será mais rápida, com necessidade apenas de anuência da direção da unidade, embora a certificação siga regras próprias. O analista também destacou recursos como a criação de link direto para inscrição, o registro mais flexível das atividades, a parametrização dos certificados com QR Code, a possibilidade de emissão automática de certificados a partir do registro de presença e a oferta de relatórios parciais para ações de maior duração.
No encerramento, o coordenador de programas e projetos da PROEC, Eduardo José Vieira, reforçou que a reorganização da demanda esteve orientada por diretrizes claras, como simplificação de acesso, navegabilidade e visualização integrada das informações necessárias em uma mesma tela. Segundo ele, o sistema foi desenhado para facilitar a vida do proponente, do administrador da ação e da própria gestão.
“A lógica dessa mudança, dessa reorganização, tinha algumas diretrizes muito claras: simplificação do acesso, navegabilidade, visualização de todas as informações que a pessoa precisava oferecer ao sistema estarem todas na mesma tela”, explicou.
Para Eduardo Vieira, uma das principais qualidades do SIEC é a possibilidade de personalização, uma vez que permitirá à PROEC adaptar editais e formulários com rapidez, sem depender, a cada mudança, de novas intervenções na programação do sistema. “O sistema é muito personalizável. Essa personalização vai permitir para a Pró-Reitoria identificar uma demanda e responder essa demanda com muito mais agilidade”, afirmou.
O coordenador de programas e projetos observou ainda que o processo de submissão ficou mais simples sem comprometer a qualidade das informações registradas. “Não se trata de rebaixar para viabilizar o registro. Trata-se de simplificar o máximo possível, mantendo o nível e a qualidade da informação necessária”, resumiu.
No fechamento do evento, o professor Xarão reforçou que a disponibilização da ferramenta representa apenas o primeiro passo de um processo de uso, avaliação e aprimoramento contínuo.
Para ele, o SIEC responde a uma necessidade antiga da Extensão: oferecer à gestão um instrumento eficiente, sem perder de vista a experiência do usuário.
“Lançar o produto, colocá-lo à disposição, é o primeiro passo”, afirmou. Ao comparar as duas plataformas, destacou que o novo sistema procura avançar justamente no ponto mais sensível para quem o utiliza no cotidiano. “Eu acho o CAEX bastante útil para a gestão, para a administração. Agora, eu também sou usuário do CAEX, e, enquanto usuário, acho que o usuário não está bem atendido nesse aspecto”, observou.
Para dúvidas sobre o uso da nova plataforma, a PROEC disponibiliza como suporte e canais para sugestões o e-mail proec.projetos@unifal-mg.edu.
Acesse o SIEC aqui
