Discentes da graduação da UNIFAL-MG, desde o dia 2 de julho, podem inserir e acompanhar processos acadêmicos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da Universidade. O serviço é parte do Peticionamento Eletrônico, proposto no Plano de Universalização Digital do Departamento de Registros Gerais e Controle Acadêmico (DRGCA) da Universidade.
Na Instituição, a iniciativa foi idealizada pelos servidores Marcos de Abreu Nery, um dos responsáveis pela emissão de documentos de graduação do DRGCA, e Alex Trindade Barbosa, chefe da Seção de Protocolo e Arquivo (PROTARQ). A ação foi desenvolvida em parceria com o Gustavo Ferreira Afonso, Analista de Tecnologia da Informação do Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI), que acatou a proposta, feita por Marcos Nery, de utilização da abordagem inovadora Design Thinking. A abordagem Design Thinking visa proporcionar agilidade, segurança, transparência e sustentabilidade a usuários dos serviços acadêmicos
“Antes do peticionamento, o estudante tinha acesso só ao andamento do processo, só a uma parte, agora, é possível ter acesso a todo o processo, inclusive às decisões, despachos e deliberações das solicitações”, esclarece Vanja Myra Barroso Vieira da Silveira, diretora do DRGCA, sobre o diferencial do peticionamento.
A partir da implementação do Peticionamento Eletrônico, os alunos podem conferir as deliberações de solicitações virtuais de serviços como Afastamento de Atividades Escolares; Aproveitamento de Estudos; Cancelamento de Matrícula em Curso; Renovação de Matrícula em Curso; Trancamento de Matrícula em Curso; Dilatação de Prazo para Conclusão de Curso; entre outros. Todos os serviços estão disponíveis na página do DRGCA, na seção “Vida Acadêmica – Graduação”.
Desde 2020, os setores parceiros definiram os conceitos, os instrumentos de gestão – como mapas de processo e planilhas dos parâmetros exigidos pelo SEI –, além de catálogos e vídeos tutoriais sobre os serviços acadêmicos a serem disponibilizados digitalmente aos discentes. Segundo à diretoria do DRGCA, o serviço está disponível por enquanto apenas para alunos de graduação.
A transformação digital não terminou com a implementação do Peticionamento SEI, conforme mencionado pela equipe idealizadora da ação. “A transformação digital está apenas começando e se modificando a cada dia, por isso, além da tecnologia disponível, é fundamental o recurso humano no planejamento e desenhos dos serviços que serão disponibilizados digitalmente”, salientou Marcos Nery.
“Nesta conjuntura, sob a liderança da diretora do DRGCA, todos(as) servidores(as) do DRGCA de Alfenas e dos Coordenadoria de Registro e Controle Acadêmico (CRCA) de Poços de Caldas e Varginha se envolveram na implantação do Peticionamento SEI e participaram de forma colaborativa de sua efetiva implementação. Deve-se destacar as contribuições do servidor Deyvison Jullien Gregório de Moraes e da própria diretora do DRGCA, que acumulam uma longa experiência sobre os serviços acadêmicos oferecidos por este órgão e foram fundamentais para o mapeamento dos processos, desde sua elaboração inicial até as revisões finais realizadas. Nessa trajetória de transformação para uma cultura digital na nossa Universidade, continuaremos planejamento e ofertando cada vez mais serviços totalmente digitais, convidamos a comunidade universitária para participar dessa empreitada digital”, completou.
Processo de testes
Antes da implementação do Peticionamento Eletrônico, foi editado um Projeto Piloto somente com serviços do DRGCA que foi aprovada sua implantação pelo Comitê Gestor do SEI na Plenária Virtual nº 01/2024.
Posteriormente, foi realizado o primeiro teste real monitorado do peticionamento SEI com duas formandas do Curso de Odontologia e o segundo teste com os demais formandos desta turma, totalizando 31 discentes que peticionaram a colação de grau.
Após avaliações dos testes e executados os ajustes necessários, ocorreu o lançamento oficial do Peticionamento Eletrônico com a live Implementação do Peticionamento Eletrônico – DRGCA, no dia 1º de julho de 2024, disponível no canal do Youtube do DRGCA.
Acesse a página do Departamento de Registros Gerais e Controle Acadêmico (DRGCA) para consultar todos os serviços oferecidos: https://www.unifal-mg.edu.br/drgca/area-discentesgrad/
